ツール活用術 Archive

世の中、様々なTODO管理やスケジュール管理のツールがありますが、これらをどう使い分けるかということに関しては、中々難しいんじゃないでしょうか。僕も一時期、TODOリストに「○日○時に打ち合わせ」とか、スケジュールにTODOを書き込んだりとか、うまく運用できないことがありました。

そこで、すべてのタスクを以下のように管理するようにしました。

■タスクは「自分の尻を叩くもの」と「人との約束をしたもの」に分けて書き出す

TODO管理は「自分だけが手をつければ終わるもの」に絞り、かかる時間と期限を付加して書くようにします。

例）企画書のストーリー雛形を作成する(60min)　金曜日

こうすることで、一目見れば自分が何をいつまでにやればいいのかわかり、自分の尻を叩くようなリストになるわけです。

参考）あなたのTo Doリストをぐっと改善してくれる「time taggin」のすすめ

一方、スケジュール管理は、「人との約束」だけを書き込むようにします。コツは「自分の力だけではどうしようもない向こうからやってくるタスク」はいったん忘れることです。

GoogleCalendarなどの通知機能を使えば、後で思い出すことはいくらでも可能です。そしてこの日までに自分がやるべきことは、TODOリストに、期限込みで書き込んでおくわけです。

今のところ、これでうまく運用がまわるようになりました。

特に出席する会議の多いマネジャークラスの方には応用できるんじゃないかなと思ってます。

iPhoneを購入してから、僕のビジネス手帳の世界が完全に変わりました。脳が拡張していくような、「ユビキタスコンピューティング」の感覚を持たせてくれる、そんなツールだと思います。そこで、僕が使用しているiPhone Appをご紹介。★印で使用頻度を書いてみます。

■Byline★★★★★
Googleリーダーと同期してくれる。600円。同期時には、ローカルにダウンロードしてくれるので地下鉄内でも読めます。僕はGoogleリーダー側でブログ系、Lifehack系、システム開発系、デザイン系、暇つぶし系などRSSを細かくフォルダ分けして使ってます。

■メール★★★★★
Gmailと同期。スターとラベルも読めるし、問題なしです。ただPC環境でGreaseMonkeyで差出人を変更できるようにしている僕にとっては、差出人変更機能も欲しいところ・・・。

■RTM（Remember The Milk）★★★★
TODOリスト。これがないと仕事が始まりません。PC環境ではRemember The Milkのサイトのほうで管理。iPhoneでは確認と出先でのTODO発生時に利用しています。「○時に○○さんと打ち合わせ」など予定に関するものはカレンダーに突っ込みます。RTMを有料コースにしないとiPhoneと同期できないのがちょっと痛いですが、それ以上の価値はあります。

■カレンダー★★★★★
デフォルトで付いているカレンダー機能に、Nuevasyncを使ってGoogleCalendarと同期しています。出先でアポイントを取った直後にiPhoneで追加、という使い勝手がしびれます。プロジェクトごとのスケジュールも突っ込んでいるので、「おい、アレの本番公開いつだ？」と聞かれた場合でもiPhoneですぐに情報が取り出せます。

■Evernote★★★
最強のメモ帳。前回も言ったように「自分だけの言葉で良い」「整理されてなくて良い」のが最大のメリット。PC側で書き込み、iPhone側ではほぼ確認用にしています。

■Dropbox★★
Dropboxのよさは「作業環境の共通化」にあるといっていいでしょう。オフィスと家で全く同じファイルを扱える。これほどの使い勝手を実現しているツールは他に中々見当たりません。iPhoneではあまり活用することのないツールですが、「いつでも作業環境を持ち歩いている」ということが、いざというときに役に立ちます。

■RedDelicious★
230円。「あとで読む」サイトは全部これに突っ込んで、iPhoneで読みます。が、有料な割りに使用頻度はあんまりないですね・・・。

「ソーシャルブックマークって何なの？」ということに関しては、また後日扱えたらな・・・と。

■AirMe★★★★
iPhoneで撮影した写真を即座にFlickrやPicasaにアップロードしてくれる、これまたしびれるアプリ。主に写真日記として使えますが、Private設定で撮影すれば、名刺や打ち合わせ時のホワイトボードなんかもいけますね。色々可能性のあるツールなので、色々応用できそうです。

■Yahoo!路線情報★★★
出先で時刻表を調べられる。これ以上のものはありません。入れておいてまず損はないです。

■Twinkle★★★★★
Twitterできます。GPS情報からご近所さんの書き込みを見られたり、iPhoneを横にすると世界中の書き込みが見られる。Twitterアプリは色々あれど、かなり個性的なアプリではあります。

皆様、あけましておめでとうございます。ブログを書くぞーと思いながら、ほとんど更新しないまま2008年が終わってしまいました。

ブログを更新できない理由は人様々にあると思うんですが、僕の場合は以下の3点が問題でした。

１．ネタ不足

書くことを日常の中で意識していないため、なかなか蓄積されない。思いついても、風呂の中、トイレの中、通勤途中など、すぐに筆記できない状況にあるケースが多い。

２．文体や構成に対する悩み

「一人称は？」「語尾はですます？」「よその記事をつまみ食うだけのブログはどうよ？」などなど考えすぎて、そもそも書くことに着手できない。

３．記述に時間がかかりすぎて、鮮度を失う

やっと着手できても、情報の精度や論理構成、極論になってないかなどの検証をしすぎる。結果、どうしようもない草稿ばかりができあがる。

これではどうしようもありません。そんななかLifehacking.jpで「ブログの記事をすばやく書くための6+1のステップ」という記事を読みまして、自分のケースを解決するための手段になりうるかもしれないと思いました。とりあえず、それぞれの問題について、こんな解決策を考えてみます。

１．ネタ不足にはEvernote+iPhoneで対処

ネタ不足の解消のために、3ヶ月ほど前からEvernoteを使うようにになりました。Evernoteは自分の中で整理しきれない情報でも、ノートブックとタグという分類方法で、「とりあえず」保管しておくことができます。まさにEvernoteは自分だけの世界というところです。人に理解してもらうために記述する必要がないので、インスピレーションが書け、スピード感が出せるのが、何よりの魅力です。

Evernoteのメモは通勤途中にiPhoneでチェックできますし、iPhoneからでも書き込むことができます。風呂の中以外のアイデアはこいつで逃さず確保できます。

２．文体や構成に悩むなら、フォーマット（雛形）を決めておく

「ブログの記事をすばやく書くための6+1のステップ」では、フォーマット（雛形）を作成することを提案しています。これは確かに便利なので、5パターン程度のブログフォーマットを準備することにしました。

３．記述に時間がかかりすぎ。開き直れ

短時間で記述することには慣れるしかありません。「教訓が含まれてなければ・・・」とか「破綻した論理構成だと炎上が心配・・・」とか正直考えすぎと割り切ります。まとまりがつきにくい話題については「近況報告」というブログフォーマットで記述することにしました。

これで、2009年は自分にとってのブログの年になるでしょうか。今年こそはブログの継続にチャレンジしたいと思います。

皆様、今年もどうぞよろしくお願いいたします。